機密文書の翻訳：アップロードしたプレゼン資料はその後どう扱われるのか

要点： 機密性の高いプレゼン資料を翻訳する際のリスクは、誰かが意図的に中身を読むことではありません。ファイルが初期設定で保存され続けること、内容が学習用データに取り込まれること、あるいは出力の URL が実は公開状態でアクセスできることです。4つの質問で判断がつきます。その4つの答えはいずれもランディングページではなく利用規約に書かれており、無料ツールの多くは少なくとも1つにまずい答えを返します。

翻訳が最も必要なプレゼン資料ほど、外部に渡したくない資料であることがよくあります。取締役会の前の取締役会資料。海外市場のパートナー向けの、未発表の製品ロードマップ。地域チーム向けの組織再編の資料。買い手向けのデューデリジェンス資料。どれも、流出したときの損失が翻訳費用をはるかに上回る文書ですが、アップロードボタンはその判断材料を何も与えてくれません。

だからこそ、アップロードの前に4つの質問で判断してください。

機密性の高い資料をアップロードする前に何を確認すべきですか？#

質問2は、ここ数年で最も大きく変わった点であり、無料版が最も一貫して不適切な点でもあります。個人向けのサービスでは、送信されたテキストをモデルの改善に利用できる規約のもとで処理することが一般的です。メニューを翻訳するのであれば、これは納得できる取引です。しかし NDA の対象となる文書では納得できる取引ではありません。「改善に利用された」ことは、後から取り消せるものではないからです。

質問3は、誰もが見落としがちな一方で、最も衝撃的な前例がある質問です。欧州委員会の翻訳ナレッジセンターには、2017年の事案が記録されています。無料のウェブサービスで翻訳されたテキストが Google にインデックスされ、検索すれば誰でも取得できる状態になっていたというものです。契約書、解雇通知、社内メールが含まれていました。誰も攻撃などしていません。出力が単にアクセス可能な状態にあり、検索エンジンは検索エンジンの仕事をしただけです。

なぜここでは無料版が不適切なツールであることが多いのですか？#

無料にしている条件そのものが、不適切にしている条件だからです。

無料サービスも何らかの方法で収益を上げなければならず、よくある仕組みは広告とデータの2つです。その結果として、長期または無期限の保存、送信コンテンツに対する広い利用許諾、データ処理契約の不在といった初期設定が生まれます。これらは、その製品が想定している個人向けの用途には問題ありませんが、勤務先が「重要な未公開情報」と呼ぶような文書には不適切です。

これは調達上の判断であって、倫理上の判断ではありません。同じ会社の有料版やエンタープライズ版は、無料版が提供しない約束、すなわち契約上のデータ非保存、顧客コンテンツを学習に使わないこと、名前入りの再委託先一覧を、まさにそのまま提供していることがよくあります。間違いは、無料版にもそれが引き継がれていると思い込むことです。

同じ間違いには、もう一つ目立たない形があります。プレゼン資料のテキストをチャットアシスタントに貼り付けることです。ファイルを移動しないのでアップロードのようには感じられませんが、内容はすでに社外に出ており、別段の定めがあるビジネスプランを利用していない限り、適用されるのはそのアシスタントの個人向け規約です。この方法の機能面での限界は、ChatGPT が .pptx に対してできること・できないことで説明しています。機密保持面での限界はそれとは別であり、一般により厳しいものです。

ツールが適さない場合はどうすればよいですか？#

実用的な方法は3つあります。正解になることが多い順に挙げます。

1. データ非保存が書面で定められたツールを使う。 最も素直な答えであり、まず探すべきものです。「書面」とは、利用規約やデータ処理契約に書かれていることを指し、宣伝文句の箇条書きではありません。
2. 翻訳前に黒塗り（伏せ字化）する。 名前、数値、識別情報をプレースホルダーに置き換えて翻訳し、手元で元に戻します。手間はかかりますが、機密性が一部のセルに集中している資料には確かに有効です。ただし、論旨そのものが秘密である資料には役に立ちません。
3. 社内で対応するか、契約を結んだ翻訳者に任せる。 NDA を結んだ翻訳会社、またはオンプレミスの環境です。規制対象の資料にはこれが正しい答えですが、ほかのどの方法よりも時間と費用がかかります。だからこそ、ほかの2つの方法があるのです。

うまくいかないのは、ウェブサイトがどれだけしっかりして見えるかで判断することです。4つの質問には、文書化された答えがあるか、ないかのどちらかです。

SlideVerso はプレゼン資料をどう扱いますか？#

具体的に、製品で実際に実装していることだけを書きます。

アップロードされた .pptx は処理後に削除されます。データとして蓄積することはなく、何かの学習に使うこともありません。翻訳後の出力は非公開のストレージに保管され、有効期限のある署名付きダウンロードリンクで提供されます。そのため、あなたの資料に公開 URL は存在せず、検索エンジンが見つけられるものもありません。質問3で挙げた失敗は、方針によってではなく、仕組みそのものによって防がれています。翻訳は、元のファイルの中にあるテキストを編集するエンジンで行われます。資料は出力を作成するためだけに処理され、それ以外の目的には使われません。

一方で、私たちが主張しないことが2つあります。それを主張すれば、まさに本記事が疑うべきだと述べている類の主張になるからです。SlideVerso はセキュリティ認証を一切取得していません。SOC 2 も ISO 27001 もありません。取得しているかのように扱わないでください。また、このサービスは独立して設立された法人ではなく、Golden Corpus ブランドのもとで個人事業として運営されています。調達手続きで法人登録番号を持つ取引先が求められる場合、この点は重要です。資料が規制対象の場合や、コンプライアンス部門が監査済みの事業者との署名済みデータ処理契約を求めている場合、私たちはその条件に当てはまる事業者ではありません。そのことは今のうちにお伝えしておきたいと考えています。

四半期レビュー、パートナー向けの近況報告、第二の市場に向けた投資家向け資料など、ほとんどのビジネス資料については、ここで4つの質問に良い答えが返ってきます。規制当局の目が届く資料については、私たちを含むすべての事業者にこの質問を投げかけ、書面による回答だけを受け入れてください。

よくある質問#

機密性の高いプレゼン資料を翻訳ツールにアップロードしても安全ですか？ 次の4点で決まります。ファイルが保存されるか、内容がモデルの学習に使われるか、出力が公開状態でアクセスできることがあるか、そして再委託先がどこか、です。無料の個人向けサービスは一般に、機密性の高いビジネス文書にとってこれらにまずい答えを返します。そして、その答えはランディングページではなく利用規約に書かれています。

Google 翻訳はアップロードした文書を保存しますか？ Google の個人向け利用規約では、送信されたコンテンツについて広範な利用許諾が定められています。また無料版は、機密性の高いビジネス文書に必要なデータ取り扱い上の約束を前提に作られていません。NDA の対象となるものには適さないと考え、本記事を含む第三者の要約をうのみにせず、最新の規約をご自身でお読みください。

翻訳サービス事業者には、機密保持について何を確認すべきですか？ 入力ファイルはどのくらいの期間保存され、いつ削除されるのか。自分の内容が、何らかのモデルの学習や改善に使われるか。自分のリンクやログインなしに、出力に誰かがアクセスできることはあるか。どの第三者が、どこで自分のテキストを処理するのか。この4つすべてに書面で答えられない事業者は、その時点で最初の質問に答えたも同然です。

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これらの答えがお手元の資料にとって問題なければ、あとはすぐです。.pptx をアップロードすると、透かし入りのスライドを1枚無料で受け取れ、支払いの前に資料ごとの正確な料金を確認できます。プレゼン資料を翻訳する。技術的に何がそのまま保たれるかは、プレゼン資料の翻訳で崩れるもの一覧で説明しています。